+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Кадровое делопроизводство образец внутренней описи дел для передачи в архив

В деятельности любого субъекта встречается неисчислимое множество различных форм, видов, бланков бумаг, без которых осуществление этой самой деятельности не представляется возможным. Всю эту документацию приходится хранить, причем довольно длительное время. Сохранность бумаг в большинстве случаев возложено на специальный структурный отдел предприятия — архив. Причем передача бланков и форм в архивный отдел на ответственное хранение — это целый ритуал, который также должен быть оформлен соответствующими документами.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Семинар: "Кадровое делопроизводство для начинающих" Дмитрищук С.А.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Опись Кадровых Документов в Архив Образец

Они формируются по годам увольнения работников и систематизируются по алфавиту по первым буквам их фамилий, имен и отчеств. Если в вашей компании личные карточки являются составляющей частью личного дела, то следует проконсультироваться с работниками архивного учреждения, как отобразить данный факт в описи дела.

Кроме вышеуказанных документов передаче в архив подлежат и невостребованные трудовые книжки и иные документы, например аттестаты, удостоверения и т. Передача таких документов осуществляется следующим образом. Документы систематизируются по годам увольнения сотрудников на основании записей об увольнении.

Трудовые книжки, если записи об увольнении в них были в свое время внесены, систематизировать по годам несложно. Опись и архивирование кадровых документов Завершающим этапом делопроизводства по кадрам является подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации или при отсутствии архива — к последующему хранению в службе кадров после завершения их делопроизводством. Вышеперечисленные стадии проводятся не только в службе кадров, но и в других структурных подразделениях организации в соответствии с общими требованиями российского законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела.

Опись дел службы кадров подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства организации и утверждается руководителем службы кадров.

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК организации одновременно. Одобренные ЭК организации акты утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

В результате работы экспертной комиссии документы подразделяются, на три группы: ь документы, предназначенные для архивного хранения ь документы, подлежащие уничтожению ь документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве К документам, передаваемым кадровой службой в архив, относятся: Ш приказы по личному составу Ш личные карточки ф.

Т-2 Ш личные дела Ш книги, журналы учета сотрудников, алфавитные книги Ш книги, журналы учета приема, увольнения и перевода работников Ш книги учета выдачи трудовых книжек Ш невостребованные трудовые книжки Ш протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий. Организация, в процессе деятельности которой не создаются документы, подлежащие передаче на государственное хранение, составляет акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и уничтожает документы, включенные в данные акты, по истечении сроков их хранения только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.

Организация обязана систематически описывать документы по личному составу, обеспечивать их сохранность и учет. Обеспечение сохранности дел и передача дел в архив организации С момента заведения и до передачи в архив документы хранятся по месту их формирования в дела, т. Руководитель службы кадров и сотрудники, ответственные за документацию, обеспечивают сохранность документов и дел. Электронные документы включаются в самостоятельные описи.

Количество экземпляров описи определяется сроком хранения дел. Опись на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах. Т-2 ; — характеристики работников; — документы выписки из протоколов, отчеты конкурсной комиссии по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц работников ; — протоколы заседаний комиссии по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет; — списки работников; — книги журналы, карточки учета приема, перемещения перевода , увольнения работников; — журналы учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров контрактов ; — книги журналы, карточки учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним; — невостребованные личные документы трудовые книжки, дипломы, свидетельства и т.

Кроме того, архив запрашивает дополнительные документы, например свидетельство о государственной регистрации, устав, учредительный договор и т. Дела включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в г. Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи литерные номера дел и пропущенные номера.

В конце прошитого и пронумерованного дела помещается заверительный лист, а в начале — внутренняя опись. При этом толщина дела не должна превышать 40 мм, а количество листов не должно быть более В нее вносятся наименования дел, каждому из которых присваивается порядковый номер, а также указывается номенклатурный шифр. Описи делаются в двух экземплярах, если дела остаются в архиве организации.

Если дела подлежат передаче в государственный архив, экземпляров должно быть четыре. Подготовка дел к передаче в специализированное архивное учреждение требует проведения определенных действий. Так, согласно Основным правилам работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива 6 февраля года:.

Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. Учитывая интенсивность использования документов по личному составу при исполнении запросов социально-правового характера, при выполнении переплетных работ и подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность. Документы подшиваются и переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста всех документов, дат и виз.

При подготовке к прошивке металлические скрепки, булавки или скобы от степлера из документов удаляются. Если же записей об увольнении в трудовых книжках не имеется, кадровой службе необходимо их сделать на основании имеющихся документов по личному составу приказов, личных карточек, лицевых счетов и т.

Во время проведения процедуры ликвидации кадровику необходимо обратиться в орган управления архивным делом, действующим на территории субъекта РФ. Информацией о его местонахождении обычно располагает местная администрация. В управлении вас обязательно спросят о количестве дел, подлежащих передаче на архивное хранение, отдельно по каждой категории постоянного, временного свыше десяти лет , временного до десяти лет и по личному составу. Приложение к приказу является составной его частью, а значит, должно остаться вместе с ним.

Акты, заявления, служебные записки, являющиеся основаниями для издания приказов, должны из приказов изыматься и формироваться в отдельные дела, так как не являются составной частью приказов. Использование чернил или цветных карандашей для нумерации листов запрещено. После того как дела сформированы, оформляются заверительный лист и обложка дела.

Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы по личному составу формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями. В соответствии с Правилами распорядительные документы группируются в дела по видам, не допускается формировать в одно дело приказы и распоряжения с единой нумерацией.

Архивирование кадровых документов в организации происходит по определенным правилам, устанавливаемым как на законодательном уровне, так и на уровне самих организаций в локальных актах.

Что это за правила и как они применяются на практике, расскажем далее в статье. При подшивке надо следить, чтобы весь текст документов мог быть прочитан.

Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться в скоросшивателе. Все листы в делах постоянного и временного хранения для обеспечения сохранности документов и удобства использования нумеруются. Форма описи электронных документов постоянного срока хранения В таких организациях ежегодно составляется годовой раздел описи с продолжающейся нумерацией дел.

Каждый из годовых разделов описи начинается с указания соответствующего года, и далее дела располагаются в соответствии с принятой структурой. Каждая опись имеет свой номер. Заканчивается опись итоговой записью. В ней указывается цифрами и прописью количество включенных в опись дел, первый и последний номера дела по описи, оговариваются особенности нумерации литерные и пропущенные номера.

Опись должна быть подписана составителем с указанием его должности и расшифровки фамилии. Проставляется дата составления описи. Форма листа-заверителя дел При полном оформлении необходимо подшить или переплести дело. Предварительно из дела удаляются все металлические предметы: скрепки, булавки и т.

Документы снимаются со скоросшивателя. Вслед за последним документом в дело вкладывается лист для заверителыюй записи в начале дела, при необходимости, вкладывается лист или листы для внутренней описи если есть, то отпечатанные бланки внутренней описи. Дело не должно превышать листов. Если в течение года документов в деле отложилось больше, то их надо разделить на несколько томов.

Другие рекомендации по заполнению описи следует получить у специалистов архива, в который будут передаваться документы, так как в Правилах учтено не все. Как быть с документами, сроки хранения которых истекли? Бывает, что на момент ликвидации организации сроки хранения некоторых документов истекли. На такие документы составляется соответствующий акт, а дальнейшая работа по их уничтожению производится в установленном п. Причем напомним, что уничтожение документов производится в специальных пунктах вторсырья, где вам необходимо получить соответствующую квитанцию, наличие которой отражается в акте.

Сама квитанция будет приложением к нему. Кстати, к документам, сроки хранения которых истекли, согласно п. В структурных подразделениях ответственные за подготовку документов к архивному хранению совместно с сотрудником, ответственным за архив организации, определяют состав дел к приему-передаче. Для данных целей применяют номенклатуры дел за соответствующие годы или перечни дел с указанием сроков хранения см. При этом в каждом структурном подразделении проверяют полноту заведения дел в соответствии с номенклатурой определяют отсутствие дел согласно номенклатуре или, наоборот, выявляют фактическое наличие дел, не включенных в номенклатуру дел.

Проверяется также правильность формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений они устраняются. Дела, которые хранятся менее 10 лет, обычно в архив не попадают. Они остаются в структурных подразделениях где были заведены и завершены делопроизводством до момента истечения сроков их хранения и утраты практического значения в дальнейшем их уничтожают по акту установленной формы.

Тем не менее в отдельных случаях по решению руководства допускается передавать и такие дела в архив например, по причине отсутствия места для хранения в структурных подразделениях. На дела временного менее 10 лет хранения описи дел обычно не составляют ни в архиве, ни в структурных подразделениях. В этом случае в качестве учетного документа выступает номенклатура дел.

Для электронных дел постоянного хранения архивная опись, образец представлен ниже. Содержание архивной описи дел , ее вид зависят от того, какие виды документов и дел в нее включены. Для разных видов дел и документов предусматриваются разные виды архивных описей.

Описи составляются и при передаче в архив электронных документов, имеющих статус оригиналов. Это, например, формы электронной налоговой отчетности. Если виды описей утверждены как обязательные учетные документы, для их заполнения используются обязательные формы, приведенные в приложениях к Правилам таблица.

По завершении календарного года ответственные лица проводят ревизию исполненных и завершенных документов. Эта работа ведется в тесном взаимодействии со службой делопроизводства и архивом организации.

На основании номенклатуры дел, утвержденной на предприятии, принимается решение о том, какие документы:. При этом на документы, которые имеют отношение к кадровому учету, составляется отдельная опись.

На хранение документы, перечисленные в архивной описи, передаются в архив организации. Если архив не выделен в отдельное структурное подразделение, функции по хранению документов исполняет служба делопроизводства. Она же координирует действия остальных подразделений по подготовке документов к передаче на архивное хранение и составлению описей. Перед тем, как дело, передаваемое на хранение , будет внесено в архивную опись, его дважды просматривают полистно.

Кадровое делопроизводство образец внутренней описи дел для передачи в архив

Они формируются по годам увольнения работников и систематизируются по алфавиту по первым буквам их фамилий, имен и отчеств. Если в вашей компании личные карточки являются составляющей частью личного дела, то следует проконсультироваться с работниками архивного учреждения, как отобразить данный факт в описи дела. Кроме вышеуказанных документов передаче в архив подлежат и невостребованные трудовые книжки и иные документы, например аттестаты, удостоверения и т. Передача таких документов осуществляется следующим образом.

В деятельности каждой организации образуется специальная категория дел — дела постоянного хранения. В статье мы расскажем, как оформить такие дела для передачи в архив. Срок хранения документа также может быть установлен и в отраслевых нормативных документах.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. В первом квартале календарного года ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, служба делопроизводства и архив организации в тесном взаимодействии проводят плановую работу по подготовке исполненных и законченных в делопроизводстве документов к передаче в архив организации 1. Передача в архив должна проводиться не ранее, чем через 1 год и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве 2. По одной описи могут передаваться дела за несколько лет см.

Опись кадровых документов в архив образец

Опись дел - это информационно-поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета. Опись дел служит также целям оперативного поиска дел в организации. Как правило, в организации составляются три отдельные описи на документы: Ряд организаций описи дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения не составляет в связи с отсутствием соответствующих документов. В некоторых организациях может составляться опись дел со специальной документацией судебные и следственные дела, научные отчеты по темам, нормативно-технические документы и др. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

Акция месяца 8 88 Здравствуйте, уважаемые эксперты. В нашей организации ожидается проверка Управления госуд. Пожалуйста, подскажите, как правильно оформить опись документов по личному составу опись личных дел работников, опись личных карточек работников - форма Т-2, опись приказов по личному составу. Рассмотрев Ваш вопрос, можно сказать, что описи дел бывают внутренние и сдаточные для передачи дел в архив. Внутреннюю опись документов сразу вложите в дело и заполняйте ее по мере поступления в него документов.

Порядок подготовки дел к передаче в архив.

Архив Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за прошедший год. Еще год к делу обычно часто обращаются и затем оформляют для последующего хранения или передачи в ведомственный архив.

Оформляем дела на постоянное хранение

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают , то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:. Подготовка документов к передаче в архив Хранение документов в архиве В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации: документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет; проектной документации по капитальному строительству — 20 лет; технологической и конструкторской документации — 20 лет; патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет: научной документации — 15 лет; кино- и фотодокументов — 5 лет; видео- и фотодокументов — 3 года. В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный муниципальный архив.

.

Внутренняя опись документов личного дела, оформленного для передачи в архив (Образец заполнения)

.

Опись и архивирование кадровых документов Завершающим этапом делопроизводства российского законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела. Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации дела помещается заверительный лист, а в начале – внутренняя опись.

.

Как подготовить в архив документы отдела кадров

.

Образец заполнения описи при сдаче в архив кадровых документов

.

.

.

.

.

Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. dbasmilljese

    Вот сказочный ебалай. Под 51 прешь если сведетильствуеш против себя. А если ты свидетель каких то обстоятельств то обязан давать показания. Если откажешься влепят условку. Ебучие наперсточники, а не профкессионалы. С такими адвокатами внатуре вломят по максбету.